Le budget prévisionnel : mode d’emploi
Indispensable au lancement de son entreprise, mais aussi à de nombreuses occasions au cours de la vie de votre structure, le budget prévisionnel est un outil essentiel à tous les chefs d’entreprise.
Parfois difficile à appréhender, surtout pour les personnes n’ayant pas de formation en comptabilité, il s'agit néanmoins d'un passage obligé qu’il faut à tout prix maîtriser.
Découvrez dans cet article ce qu’est un budget prévisionnel, à quel moment l'établir, et surtout, comment le réaliser et avec quels outils.
Définition : qu’est-ce-qu’un budget prévisionnel ?
Un budget prévisionnel est un document financier qui a pour objectif de chiffrer le coût et les impacts des actions de l'entreprise en vue d'établir ses états financiers prévisionnels.
Le budget prévisionnel permet d'anticiper l’ensemble des sorties et entrées d’argent, et ainsi de vous assurer que l'entreprise est rentable et suffisamment capitalisée.
Attention, même s’il s’agit de prévisions, les données ne doivent pas être fantaisistes mais reposer sur des hypothèses réalistes compte tenu des informations dont vous disposez : étude de marché, performance historique de l'entreprise, connaissance du secteur.
Un grand classique est de surestimer les recettes et de sous-évaluer les dépenses. Soyez conservateur dans vos hypothèses : la croissance prend souvent plus de temps qu'on ne le pense à se matérialiser, et anticipez l'impact du cycle de vente (délai nécessaire pour transformer un prospect en client) et du besoin en fond de roulement (temps nécessaire pour écouler les stocks, délais de règlement clients et fournisseurs).
Tenez aussi compte du fait qu’il demeure bien évidemment un certain nombre d’incertitudes, au besoin faites plusieurs scénarios.
Plus vous serez réaliste, plus le budget prévisionnel vous sera utile. D’une part parce que cela ne pourra qu’encourager d’éventuels partenaires financiers à vous faire confiance ; d’autre part, parce que cela vous permettra de mettre le doigt sur les difficultés et donc de les résoudre en amont.
À quel moment établir son budget prévisionnel ?
Se lancer dans l’élaboration de son budget prévisionnel, c’est aussi prendre un moment de réflexion quant à l’avenir de son entreprise, à la viabilité de son business, et les objectifs que vous souhaitez atteindre dans les années à venir.
L’élaboration du budget prévisionnel est un passage obligé de la création d’une entreprise, ne serait-ce que pour vérifier la viabilité financière du projet et obtenir des financements.
Mais établir son budget prévisionnel n’est pas réservé à la période de création. Il est important de se pencher régulièrement sur ce document et d’établir un nouveau budget prévisionnel, au moins tous les 6 mois, pour planifier et piloter la performance financière.
Il s’agit en effet d’une véritable feuille de route pour le chef d’entreprise qui permet d’ajuster ses objectifs tout au long de l’année, et de s'assurer que l'entreprise dispose d'une trésorerie suffisante pour faire face à ses obligations financières (remboursement d'emprunts notamment) et renouveler ses équipements.
Enfin, lors de projets d’expansion : ouverture de nouveaux points de vente, lancement de nouveaux produits, etc., il devient nécessaire d’établir un nouveau budget prévisionnel tenant compte de l’impact de ces projets.
Comment faire un budget prévisionnel ?
Il n'y a pas de méthode universelle pour réaliser un budget prévisionnel, mais voici celle que nous vous recommandons.
Commencez le budget prévisionnel par les recettes
Nous vous recommandons de commencer le budget prévisionnel par le prévisionnel de ventes, car le niveau de vente aura une incidence directe sur le reste du budget : nombre de personnes nécessaires pour servir vos clients, budget marketing et investissements à prévoir pour atteindre le niveau de ventes, etc.
Le prévisionnel de ventes est la partie la plus difficile du budget prévisionnel car c'est celle pour lequel l'aléa est le plus grand, surtout si vous disposez d'un historique limité sur lequel vous appuyer.
Pour réaliser cette partie, il faudra vous appuyer sur votre connaissance du secteur, votre étude de marché, et votre plan marketing.
Évaluez les besoins nécessaires pour atteindre la prévision de ventes
Vous pourrez ensuite lister et chiffrer l’ensemble des éléments qui vous seront requis pour atteindre vos objectifs commerciaux : actions marketing, besoins en personnel, stocks et achats en équipement, etc.
Ajoutez le reste des frais de fonctionnement de l’entreprise
Il ne vous restera alors plus qu'à intégrer au budget prévisionnel le reste des services annexes indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise : comptabilité et gestion, loyer du local, impôts locaux, assurances professionnelles, etc.
Analysez les comptes prévisionnels
Une fois votre budget prévisionnel établit, il convient d'analyser les états financiers prévisionnels pour en vérifier la cohérence.
Compte de résultat prévisionnel
Le compte de résultat prévisionnel synthétise l’ensemble des produits et charges pour faire apparaître un solde positif (l’entreprise dégage des bénéfices) ou négatif (l’entreprise fait des pertes).
Ici vous devrez vous posez les questions suivantes :
- L'entreprise est-elle en croissance ? La croissance est-elle réaliste compte tenu des moyens à votre disposition ?
- D'où vient la croissance (volume, prix, mix) ? La marge est-elle en croissance ?
- Les coûts sont-ils sous contrôle ?
- L'entreprise est-elle rentable ?
Tableau des flux de trésorerie prévisionnels
Le tableau des flux de trésorerie prévisionnels est l'état financier le plus important, il vous permet de savoir si votre entreprise est génératrice de trésorerie et si son financement est équilibré.
Si c’est le cas, ce tableau vous indiquera si le flux de trésorerie est suffisant pour vous permettre de continuer à investir, c’est-à-dire maintenir l’équipement, lancer un projet de croissance, etc.
À l’inverse, si votre entreprise n’est pas génératrice de trésorerie, vous devrez évaluer le besoin de financement de l’entreprise et trouver un moyen de le financer.
Vous aurez alors à choisir entre plusieurs possibilités : fonds propres, emprunt bancaire, ou solutions alternatives telle que le financement participatif par exemple.
Bilan prévisionnel
Dernier état financier du budget prévisionnel : le bilan prévisionnel.
Ce dernier vous permettra de répondre aux questions suivantes :
- La structure financière de l'entreprise (répartition dettes/fonds propres) est-elle raisonnable ?
- L'entreprise dispose-t-elle d'une trésorerie suffisante pour faire face aux imprévus ?
- Quel est le profil de maturité de la dette ?
- Quel est le poids du besoin en fond de roulement, celui-ci peut-il être optimisé ?
Quels outils utiliser pour réaliser un budget prévisionnel ?
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour établir votre budget prévisionnel.
Faire un budget prévisionnel sur Excel
Le célèbre tableur Excel (ou une alternative équivalente comme Google Sheets ou Open Office) est une des options qu’il est possible d’envisager afin de réaliser votre budget prévisionnel.
Le gros avantage d'Excel est sa souplesse d’utilisation : il est en effet possible d’adapter le modèle financier spécifiquement à votre entreprise en incorporant des données opérationnelles et indicateurs de performance aux données financières.
Néanmoins, réaliser un budget prévisionnel sur Excel s’accompagne également de plusieurs inconvénients. Il s'agit d'une tâche extrêmement chronophage, qui nécessite de posséder à la fois de bonnes connaissances en comptabilité, et un savoir-faire en matière de modélisation financière, au risque de vous retrouver avec des cellules liées de façon incorrecte et des erreurs dans les chiffres.
Enfin, il faut bien l'admettre, l'ergonomie des tableurs laisse un peu à désirer.
Utiliser un logiciel de budget prévisionnel en ligne
Alternative qui peut être intéressante : l’utilisation d’un logiciel de budget prévisionnel en ligne.
Recourir à cette option comporte plusieurs avantages. Le premier est évident, ces solutions offrent une bonne ergonomie, et permettent un gain de temps considérable puisque la mise en forme est automatisé.
De plus, les calculs comptables sont réalisés par le logiciel minimisant ainsi le risque d’erreurs. Autre point positif : une équipe support est généralement à votre écoute pour répondre à vos questions, vous n'êtes donc pas seul face à votre écran.
Enfin, notez aussi, que bien souvent des exemples de budget prévisionnel sont disponibles.
Si la description peut paraître idyllique, là encore cette solution comporte quelques inconvénients à bien prendre en compte avant de faire votre choix.
Le principal inconvénient est que ce type d'outil est moins souple qu'Excel puisque la saisie des données et les tableaux de résultats sont standardisés. Si ce n'est pas vraiment un problème pour les projets "simples" (restauration, artisanat, commerce, services), cela rend en revanche ce type d'outil mal adapté aux projets très complexes : fusion-acquisition, planification multi-devises, ou consolidation des prévisions d’un groupe d’entreprise.
Autre aspect à prendre en compte, un logiciel de budget prévisionnel en ligne nécessite un accès internet. Si cela vous permet d'accéder à votre budget de n'importe quel ordinateur, cela rend en revanche compliqué le travail pendant les déplacements professionnels durant lesquels l'accès à internet est parfois restreint.
Alors Excel ou logiciel ? A vous de voir, le mieux est peut être d'essayer les deux et de vous faire votre avis. Vous pouvez d'ailleurs essayer gratuitement notre logiciel de business plan en ligne en vous inscrivant ici.
Notre article touche à sa fin, nous espérons qu'il vous permis de mieux comprendre ce qu'est un budget prévisionnel et comment établir le votre. Réaliser un budget prévisionnel n’est pas forcément chose facile, mais cela permet de prendre du recul par rapport à son activité et d’imaginer les perspectives possibles.
Pour que ce document ne soit pas qu’un bout de papier sur lequel vous aurez couchés vos rêves et aspirations, il est essentiel de s'y reporter régulièrement pour comparer vos résultats effectifs avec ce que vous aviez envisagé.
En identifiant les décalages, vous pourrez ensuite ajuster les variables pour remédier au problème ou, au contraire, vous féliciter (vous et votre équipe) des bons résultats obtenus !
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