Comment faire un prévisionnel financier pour un VTC ?
Établir et tenir à jour des prévisions financières pour votre VTC est indispensable pour maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
Si vous vous sentez dépassé à l'idée d'établir les prévisions financières d'un VTC, ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider.
Nous aborderons notamment les principaux objectifs d'une prévision financière, les données à rassembler avant de se lancer, les tableaux qui la composent et les outils qui vous aideront à créer et à tenir à jour vos prévisions de manière efficace.
C'est parti !
Pourquoi établir et maintenir un prévisionnel financier pour un VTC ?
Créer et tenir à jour des prévisions financières est le seul moyen de guider le développement de votre VTC et d'assurer sa viabilité financière pour les années à venir.
Faire un plan financier pour un VTC vous force à examiner votre entreprise en détail : revenus, charges, investissements, financements, afin d'évaluer son potentiel de rentabilité et ses flux de trésorerie futurs.
Grâce au prévisionnel, vous disposez de la visibilité nécessaire pour planifier en toute confiance vos investissements et votre expansion sur les années à venir.
De plus, lorsque votre environnement commercial se durcit, le fait de disposer de prévisions actualisées pour le VTC vous permet de détecter à l'avance d'éventuels problèmes de trésorerie. Ceci vous permet en retour de procéder à des ajustements ou d'obtenir un financement avant d'être à court de liquidités.
N'oubliez pas non plus que les prévisions financières de votre VTC seront essentielles lors de la recherche de financement. Vous pouvez être sûr(e) à 100 % que les banques et les investisseurs demanderont à voir vos données financières, alors veillez à ce qu'elles soient présentées de manière précise et attrayante.
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Quelles informations servent de base à l'élaboration des prévisions financières d'un VTC ?
Les prévisions financières d'un VTC doivent reposer sur des fondations solides : vos hypothèses.
Les données nécessaires pour établir ces hypothèses varient en fonction de si votre VTC est déjà en activité ou non.
Si vous créez (ou mettez à jour) les prévisions d'un VTC déjà en activité, vos principales sources d’informations seront les données comptables historiques et les indicateurs clés de performance opérationnelle, ainsi que les perspectives de votre équipe pour les trois à cinq prochaines années.
Si vous réalisez des prévisions financières pour une création de VTC, vous devrez vous appuyer sur une étude de marché pour élaborer votre stratégie de mise sur le marché et établir votre prévisionnel des ventes.
Pour une nouvelle entreprise, vous aurez également besoin d'une liste détaillée des ressources nécessaires au fonctionnement de votre VTC, ainsi que d'une liste des équipements nécessaires au lancement de l'entreprise (voir ci-dessous).
Maintenant que vous savez ce qui est nécessaire, examinons les éléments qui vont composer le prévisionnel financier de votre VTC.
Le prévisionnel des ventes d'un VTC
Le prévisionnel des ventes est normalement le point de départ de l'élaboration du prévisionnel financier de votre VTC.
Pour réaliser un prévisionnel des ventes cohérent, il faut estimer deux facteurs clés :
- le prix moyen
- le nombre de transactions mensuelles
Pour ce faire, vous devrez vous appuyer sur des données historiques (pour une entreprise existante), des données d'études de marché (pour une création ou une entreprise déjà en activité) et prendre en considération les éléments ci-dessous :
- La concurrence : Lorsqu'il y a beaucoup de VTC dans votre zone de service, cela peut faire baisser le prix moyen en raison de la concurrence accrue. Cela peut également affecter le nombre de transactions mensuelles car les clients ont plus de choix.
- Les événements : Les événements spéciaux tels que les festivals, les concerts ou les salons peuvent entraîner une augmentation de la demande pour les VTC, ce qui peut se traduire par une augmentation du prix moyen et du nombre de transactions mensuelles.
- Les conditions météorologiques : Les intempéries peuvent affecter la demande pour les VTC. Par exemple, en cas de forte pluie, les gens peuvent être plus enclins à prendre un VTC plutôt que de marcher ou d'utiliser les transports en commun, ce qui peut entraîner une augmentation du nombre de transactions mensuelles.
- Les heures de pointe : Les heures de pointe peuvent avoir un impact sur le prix moyen et le nombre de transactions mensuelles. Par exemple, si votre entreprise propose des tarifs dynamiques, les prix peuvent être plus élevés pendant les heures de pointe, ce qui peut entraîner une augmentation du prix moyen et une baisse du nombre de transactions mensuelles.
- Les partenariats commerciaux : Si votre entreprise a des partenariats avec des hôtels, des entreprises ou d'autres organisations, cela peut influencer le nombre de transactions mensuelles en apportant de nouveaux clients et en augmentant la demande pour vos services. Cela peut également affecter le prix moyen si vous proposez des tarifs préférentiels à vos partenaires.
Après l'estimation du chiffre d'affaires prévisionnel, vient le budget des frais généraux que nous allons maintenant examiner plus en détail.
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Les charges d’exploitation d'un VTC
L'étape suivante consiste à estimer les frais nécessaires au fonctionnement de votre VTC au quotidien.
Ceux-ci varieront en fonction des ventes escomptées, de l'emplacement et de la taille de votre entreprise.
Mais les frais généraux de votre VTC devraient comprendre au minimum les éléments suivants :
- Frais de personnel - inclut les salaires, les cotisations sociales, les primes et les avantages sociaux pour vos chauffeurs et employés de bureau.
- Honoraires d'expertise-comptable - vos frais pour les services d'un expert-comptable pour la tenue de vos comptes et la préparation de votre déclaration de revenus.
- Frais d'assurance - inclut l'assurance responsabilité civile professionnelle, l'assurance véhicule et l'assurance contre les accidents du travail pour votre entreprise.
- Licences de logiciel - vos frais pour les licences de logiciels utilisés pour gérer votre entreprise, tels que les applications de réservation et de comptabilité.
- Frais bancaires - inclut les frais de tenue de compte, les frais de transaction et les frais d'utilisation de guichets automatiques pour votre compte professionnel.
- Carburant - le coût du carburant pour vos véhicules, en fonction du nombre de kilomètres parcourus.
- Entretien et réparations - inclut les coûts pour l'entretien régulier et les réparations nécessaires pour vos véhicules.
- Frais de bureau - vos dépenses pour le loyer, les services publics, le matériel de bureau et les fournitures pour votre bureau.
- Publicité et marketing - vos coûts pour promouvoir votre entreprise, tels que les annonces publicitaires, les campagnes de marketing en ligne et les cartes de visite.
- Frais de téléphone et d'internet - vos frais pour les services téléphoniques et internet utilisés pour gérer votre entreprise.
- Frais de déplacement - inclut les coûts pour les déplacements professionnels, tels que les frais d'hébergement, de repas et de transport.
- Frais de formation - vos dépenses pour la formation de vos chauffeurs et employés de bureau pour améliorer leurs compétences et leur performance.
- Frais juridiques - inclut les coûts pour les services juridiques, tels que la rédaction de contrats et la résolution de litiges.
- Frais de formation continue - vos dépenses pour maintenir vos licences et certifications professionnelles à jour pour votre entreprise.
- Frais de gestion de flotte - inclut les coûts pour utiliser des services de gestion de flotte pour suivre et gérer vos véhicules en temps réel.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et vous devrez l'adapter en fonction de votre modèle économique et de votre taille.
Quels sont les investissements nécessaires pour lancer ou développer un VTC ?
Le prévisionnel financier de votre VTC devra également inclure les investissements nécessaires à la création ou au développement de votre entreprise.
Dans le cas d'un VTC, le BFR initial et les investissements peuvent inclure les éléments suivants :
- Véhicule - Cela peut sembler évident, mais un véhicule est la principale immobilisation pour un VTC. Vous aurez besoin d'un véhicule fiable et confortable pour transporter vos clients en toute sécurité.
- Terminal de paiement électronique - Pour accepter les paiements par carte de crédit ou de débit, vous aurez besoin d'un terminal de paiement électronique. Cela permettra à vos clients de payer facilement et en toute sécurité.
- Système de navigation - Pour vous déplacer efficacement et trouver rapidement les itinéraires les plus pratiques, vous aurez besoin d'un système de navigation fiable. Cela peut être sous la forme d'un GPS ou d'une application de navigation sur votre téléphone.
- Tablette ou smartphone - Vous aurez besoin d'un appareil sur lequel vous pourrez utiliser votre application VTC et communiquer avec vos clients. Une tablette ou un smartphone avec une connexion Internet fiable est essentiel pour votre activité.
- Siège auto - Si vous prévoyez de transporter des enfants, vous aurez besoin d'un siège auto adapté à leur âge et à leur taille. Assurez-vous d'avoir suffisamment de sièges pour répondre aux besoins de vos clients.
À nouveau, cette liste devra être ajustée en fonction de la taille et des ambitions de votre VTC.
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Le financement de votre VTC
L'étape suivante consiste à vous pencher sur le plan de financement de votre VTC.
La majorité de votre financement proviendra probablement de vos associés (capitaux propres) et de vos partenaires bancaires (emprunts).
Vous devrez ensuite modéliser les instruments qui composent votre financement pour les intégrer dans vos états financiers prévisionnels.
En particulier, les mensualités des prêts bancaires devront être séparées entre charges d'intérêts (au compte de résultat), remboursements du capital (dans les flux de trésorerie) et capital restant dû (au bilan).
Quels tableaux sont inclus dans le plan financier d'un VTC ?
Une fois établi, le prévisionnel financier de votre VTC sera présenté à l'aide des tableaux ci-dessous.
Le compte de résultat prévisionnel de votre VTC
Le compte de résultat prévisionnel vous donne une idée précise de la croissance attendue pour votre entreprise au cours des trois à cinq prochaines années et de son potentiel de rentabilité.
Pour que votre activité soit pérenne, le compte de résultat d’un VTC doit afficher :
- Une croissance du chiffre d'affaires égale (au minimum) ou supérieure (de préférence) à l'inflation
- Des marges bénéficiaires stables (a minima) ou en augmentation (idéalement)
- Un résultat net positif
Tout dépendra bien sûr du stade de développement de votre entreprise : les chiffres d'une création de VTC seront différents de ceux d'une entreprise établie.
Le bilan prévisionnel d'un VTC
Le bilan prévisionnel de votre VTC vous permet d'évaluer votre structure financière et votre besoin de fonds de roulement.
Il présente trois composantes : les actifs, les dettes et les capitaux propres
- Actifs : ce sont les ressources que l'entreprise possède et utilise pour produire des flux de trésorerie. Il s'agit de ressources telles que la trésorerie, l'équipement et les créances clients (l'argent dû par les clients).
- Dettes : elles représentent les fonds avancés à l'entreprise par les prêteurs et autres créanciers. Elles comprennent des éléments tels que les dettes fournisseurs (l'argent dû aux fournisseurs), les impôts à payer et les prêts.
- Fonds propres : il s'agit du capital social et des apports en compte courant d'associés effectués par les associés de l'entreprise, et du cumul des bénéfices non distribués jusqu'à ce jour. Les capitaux propres permettent d'estimer la valeur des parts des associés dans l'entreprise.
La prévision des flux de trésorerie
Le prévisionnel de trésorerie de votre VTC permet de visualiser la trésorerie que l'entreprise prévoit de générer ou consommer au cours des trois à cinq prochaines années.
Il existe plusieurs façons de présenter un prévisionnel de trésorerie, mais l'expérience nous a appris qu'il est préférable de l'organiser par nature afin d'afficher clairement ces éléments :
- Flux de trésorerie opérationnel : quelle est la trésorerie générée par l’activité commerciale de votre VTC ?
- Flux d'investissement : quels sont les investissements réalisés par l'entreprise pour développer ou entretenir ses équipements ?
- Flux de financement : l'entreprise lève-t-elle des fonds supplémentaires ou rémunère-t-elle ses apporteurs de fonds (dividendes, remboursement de dette) ?
Votre prévisionnel de trésorerie est l'élément le plus important de votre prévision financière et c'est là que vous devez concentrer votre attention pour vous assurer que votre VTC dispose d'un financement adéquat.
Remarque : si vous établissez un prévisionnel financier en vue d'obtenir un financement, vous devrez inclure à la fois une prévision de trésorerie annuelle et une prévision de trésorerie mensuelle dans le plan financier de votre VTC.
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Quel outil devriez-vous utiliser pour établir le prévisionnel financier de votre VTC ?
Il n'est pas difficile d'établir un prévisionnel financier pour un VTC, à condition d'utiliser l'outil adéquat. Voyons quelles sont les options disponibles ci-dessous.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier en ligne pour élaborer les prévisions de votre VTC
Utiliser un outil de prévisionnel financier en ligne, tel que celui que nous proposons chez The Business Plan Shop, est la solution la plus moderne et la plus simple.
Il y a plusieurs avantages à utiliser un logiciel spécialisé :
- Vous pouvez facilement créer vos prévisions financières en laissant le logiciel se charger des calculs pour vous, sans erreurs
- Vous avez accès à des modèles de prévisionnels financiers complets
- Vous obtenez un prévisionnel financier prêt à être envoyé à votre banque ou à vos investisseurs
- Vous pouvez aisément suivre votre performance financière réelle par rapport à vos prévisions financières et réajuster vos prévisions au cours de l'année
- Vous pouvez créer des scénarios pour tester les principales hypothèses de vos prévisions
- Vous pouvez facilement mettre à jour vos prévisions au fur et à mesure que l'année progresse afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs
- Une équipe d'assistance sympathique est à votre disposition pour vous aider lorsque vous êtes bloqué
- C'est une solution qui coûte beaucoup moins cher que de faire appel à un comptable ou à un consultant (voir ci-dessous)
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel de prévisionnel en vous inscrivant ici.
Faire appel à un expert-comptable ou à un consultant
Une autre solution consiste à confier l'élaboration des prévisions financières de votre VTC à un tiers.
Comme vous pouvez vous en douter, cette solution sera plus coûteuse que l'utilisation d'un logiciel, car le prix devra couvrir le temps du comptable, le coût de son logiciel et sa marge bénéficiaire.
Le prix peut varier considérablement en fonction de la complexité de votre entreprise. Par expérience, pour une petite entreprise, des prévisions financières simples sur trois ans (comprenant un bilan, un compte de résultat et un tableau des flux de trésorerie) sont proposées à partir d'environ 750€ H.T.
Il convient de garder à l'esprit que cette estimation concerne des prévisions établies de façon ponctuelle. La mise à jour et le suivi de vos prévisions par rapport aux données réelles entraîneront des frais supplémentaires.
Si vous décidez d’externaliser la réalisation de vos prévisions :
- Assurez-vous que le professionnel dispose d'une expérience concrète dans votre secteur d'activité et qu'il soit en mesure de challenger vos hypothèses de manière constructive.
- Évitez les consultants qui utilisent des moyennes sectorielles pour établir les prévisionnels financiers de leurs clients (ces prévisions sont sans intérêt pour une petite entreprise).
Pourquoi ne pas utiliser une feuille de calcul telle qu'Excel ou Google Sheets pour établir les prévisions financières de votre VTC ?
Élaborer des prévisions financières précises et exemptes d'erreurs pour un VTC à l'aide d'une feuille de calcul est très technique et nécessite des connaissances approfondies en comptabilité et une bonne compréhension des techniques de modélisation financière.
Rares sont les dirigeants d'entreprise qui sont suffisamment expérimentés sur le plan financier pour être en mesure d'établir eux-mêmes des prévisions sur Excel sans faire d'erreurs.
Les prêteurs et les investisseurs en sont conscients, c'est pourquoi les prévisions créées sur Excel par le dirigeant de l'entreprise sont souvent prises avec un grain de sel.
En matière de prévisions financières, il est essentiel de pouvoir se fier aux chiffres et, à cette fin, l'utilisation d'un logiciel est beaucoup plus sûre.
Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est également plus rapide que d'utiliser un tableur et, avec l'essor de l'intelligence artificielle, les logiciels deviennent de plus en plus efficaces pour nous aider à analyser les chiffres afin de prendre des décisions éclairées.
Enfin, comme pour tout ce qui concerne les feuilles de calcul, le suivi des données réelles par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions au cours de l'année sont des tâches manuelles, fastidieuses et sujettes aux erreurs. Ce qui n'est pas le cas avec un logiciel de prévisionnel financier comme The Business Plan Shop qui est spécialement conçu à cet effet.
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Utiliser nos modèles de prévisionnels financiers pour vous inspirer
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Nos exemples comprennent à la fois un prévisionnel financier et un business plan rédigé qui présente en détail l'entreprise, l'équipe, la stratégie et les objectifs à moyen terme.
Que vous soyez en phase de lancement ou que vous ayez déjà votre propre VTC, vous pouvez toujours consulter nos modèles pour trouver des idées sur la modélisation des éléments financiers et sur la rédaction d'un plan d'affaires en vue d’obtenir un financement.
À retenir
- Un prévisionnel financier met en avant la croissance, la rentabilité et la génération de trésorerie attendues pour votre VTC.
- Il est nécessaire de suivre le réel comptable pour le comparer au prévisionnel au fur et à mesure que l'année financière progresse, afin de maintenir de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs de votre entreprise.
- Utiliser un logiciel de prévisionnel financier est la façon moderne de créer, suivre et maintenir à jour vos prévisions et budgets.
Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les démarches nécessaires à l'élaboration du prévisionnel financier d'un VTC. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question !
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