Les étapes pour ouvrir un espace de coworking
Les espaces de travail collaboratif ont le vent en poupe, Si vous vous souhaitez surfer sur cette vague et ouvrir un espace de coworking : bonne nouvelle vous êtes au bon endroit !
De l’état du marché au choix des locaux, en passant par les besoins matériels et le business plan, nous passons ici en revue les grandes étapes pour créer un espace de coworking.
Les espaces de coworking : un marché en plein développement
Un premier élément : le secteur du coworking est en plein développement en France. Faisant partie de ce que l’on nomme les “tiers-lieux de travail”, de nouveaux espaces sont créés chaque jour.
Leur valeur ajoutée repose sur trois piliers : flexibilité, services, et convivialité.
Les espace de coworking permettent avant tout d'obtenir un poste de travail ou un bureau de manière flexible : à la demande, ou au mois, mais sans que le client ait besoin de s'engager sur une durée fixe et avec un préavis généralement très court.
De plus, les espaces de coworking proposent de nombreux services clés en main : au minimum un accès à Internet et un service d’impression, et généralement aussi une cafétéria, des salles de réunion… En bref, tout ce qu’il faut pour travailler dans de bonnes conditions.
Enfin, les espaces de coworking attirent parce qu’ils favorisent les rencontres. Beaucoup de travailleurs indépendants affectionnent ainsi ces espaces parce qu’ils permettent d’aller vers de futurs clients. Pour les startups, c'est un endroit propice pour rencontrer de futurs collaborateurs et récolter des retours d'expériences sur les produits qu'elles construisent.
Ainsi, le secteur est porteur. Mais attention : il n’est pas uniforme. Des régions sont mieux dotées que d’autres, et donc plus concurrentielles. Ainsi, d’après La Tribune, l’Ile-de-France et la région Occitanie sont les deux régions comportant le plus d’espaces de coworking.
De plus, selon un sondage sur les tendances du Coworking en France réalisé pour The Social Workplace Conference, qui s'est tenue à Paris en 2016 : si 73% des espaces coworking français s’attendent à voir croître le nombre de leurs utilisateurs, moins de la moitié d'entre eux sont aujourd'hui rentables.
Selon Deskmag, ce faible niveau de rentabilité s'explique essentiellement par la jeunesse des espaces et 87% des espaces de coworking privés atteignent leur seuil de rentabilité dans les 2 ans suivants la création. Il n'y a donc pas de raison de s'inquiéter, néanmoins, pour mettre toutes les chances de votre coté, il convient de réaliser une étude de marché au niveau du lieu d'implantation avant de vous lancer.
Réaliser l'étude de marché d'un espace de coworking
L'étude de marché a pour but de vous permettre d'évaluer l'opportunité commerciale que représente l'ouverture d'un espace de coworking, elle devra répondre aux questions suivantes :
- La demande sur la zone d'implantation est-elle suffisante? Les principaux clients des espaces de coworking sont généralement les freelances (designers et autres métiers du graphisme, développeurs, écrivains, etc.), les autoentrepreneurs, et les créateurs d'entreprise. Avant de vous lancer il est primordial d'évaluer la taille de ces communautés à proximité du lieu d'implantation
- Le marché est-il suffisamment grand pour permettre à un nouvel entrant de s'installer? Ici, il vous faudra évaluer le niveau d'intensité concurrentielle : existe-t-il d'autres espaces de coworking dans la ville? L'offre de bureaux disponibles, et pas chers, est-elle abondante?
- Quels sont les services annexes souhaités par les clients? Des sessions de mentoring sont susceptibles d'intéresser fortement les créateurs d'entreprise, peut-être un peu moins les freelances. Il faudra adapter votre offre au public visé, et essayer de vous différenciez des concurrents
- Quelles formules proposées? Les tarifs et formules à proposer dépendront de plusieurs paramètres : le budget de vos clients, l'offre des concurrents (autres espaces de coworking et loyers des bureaux), les services annexes offerts (proposerez vous par exemple du secrétariat comme certains centres d'affaires?). Gardez également en tête, qu'outre le prix des locations, le taux de remplissage de votre espace de coworking aura un impact majeur sur votre chiffre d'affaires : il vaut parfois mieux mettre des tarifs un peu plus bas pour fidéliser la clientèle. Des tarifs dégressifs en fonction de la durée d'abonnement peuvent par exemple être envisagés : à vous de voir.
Vous pouvez trouver quelques éléments de réponse à ces questions dans cette infographie sur les chiffres clés du coworking en 2014 réalisée par Ubiq :
Quel concept pour créer votre espace de coworking ?
Pour vous qui comptez monter votre espace de coworking, vous devrez vous différencier de vos concurrents. Pour se faire vous pouvez jouer sur la communauté ciblée et/ou sur les services proposés
Un bon exemple de différenciation est la ville de Londres : dans le quartier de Shoreditch qui concentre la plus grosse communauté de startups les espaces de coworking sont centrés sur la technologie, à l'inverse dans le quartier Camden, où se situe un marché de vêtements, arts, et antiquités, les espaces de coworking centrés sur les arts créatifs fleurissent.
En France, on observe l'apparition de nouveaux concepts. Par exemple, dans les grandes villes, où l’espace tend à manquer, des ateliers permettant d’accueillir des artisans sont loués à la journée. C’est le cas notamment de L’établisienne à Paris.
L’innovation est aux imprimantes 3D, et beaucoup d’ingénieurs aimeraient pouvoir utiliser ces nouvelles machines, qui coûtent malheureusement assez cher. Vous pourriez par exemple créer un espace de coworking innovant mettant à disposition des imprimantes 3D en vue d'attirer une clientèle d'ingénieurs.
Enfin, vos “coworkers” formeront une communauté qu’il faudra animer. C’est par exemple avec l’organisation d’évènement de networking comme des apéros ou des déjeuners, ou des interventions d'experts que vous bâtirez l’image de votre marque.
Les locaux nécessaires à la création d’un espace de coworking
Ici la difficulté consiste à trouver un espace suffisamment grand, bien placé, et bon marché de façon à pouvoir proposer des tarifs compétitifs.
L’idéal pour vous est de trouver un espace à louer en centre-ville. Une localisation excentrée peut être acceptable si la concurrence n’est pas trop forte, et que le quartier dispose d’un vrai potentiel de clients.
Voici une liste (non exhaustive) de critères à prendre en compte pour le choix de votre local :
- Accessibilité : à la fois au niveau des transports (transports en commun, parkings) et de l'accessibilité aux personnes à mobilité réduite
- Proximité avec la communauté visée, et idéalement des commerces (surtout si vous n'avez pas de cafétéria ou coin cuisine)
- Sécurité : au niveau de l'accès, et du matériel des résidents permanents si vous en avez (ordinateurs notamment)
- Confort : environnement spacieux, calme, lumineux et accueillant
Ouvrir un espace de coworking : choisir sa forme juridique
Une fois fixé sur le potentiel commercial, le concept, et l'emplacement, l'étape suivante pour ouvrir un espace de coworking consiste à choisir le statut juridique de votre entreprise.
Vous avez le choix entre plusieurs statuts dont les populaires SARL et SAS. Ce choix est relativement important car il déterminera notamment :
- le mode d'imposition de l'entreprise (impôt sur le revenu ou sur les sociétés)
- le régime social des dirigeants (travailleurs non salariés ou assimilés salariés)
- la responsabilité des associés vis à vis des dettes de l'entreprise en cas de faillite
Vous pouvez obtenir trouver plus d'information dans notre guide des statuts juridiques.
Les besoins matériels et humains pour créer un espace de coworking
L'investissement initial pour monter un espace de coworking est relativement important.
Il vous faudra aménager les postes de travail et salles de réunion, et décorer l'espace, voici une liste non exhaustive des besoins :
- Postes de travail : bureaux, chaises, lampes, prises électriques, branchement par câble ethernet
- Salles de réunion : tables, chaises, paperboards, matériel de téléconférence
- Coin détente : canapés, fauteuils, tables, etc.
- Coin cuisine : frigo, micro ondes, tables et chaises, gazinière, rangements, vaisselle, etc.
- Sécurité : casiers, porte d'entrée avec code, alarme, etc.
- Réception : bureau, téléphone, matériel informatique
- Sanitaires : au minimum des toilettes, éventuellement une douche
- Services annexes : imprimantes, aménagement d'un coin téléphone, etc.
Evidemment, le type de matériel dépendra de l’espace que vous comptez proposer, et il vous faudra éventuellement prévoir de faire des travaux afin d'aménager certaines parties de l'espace.
Votre étude de marché doit vous permettre de déterminer le nombre de postes de travail et le type d'équipement nécessaire à la bonne marche de l’espace. Pour avoir une idée réaliste de vos coûts, pensez à demander plusieurs devis à des fournisseurs.
Il vous faudra également investir dans la création d'un site vitrine qui vous permettra de présenter votre espace, vos tarifs, et de communiquer avec la communauté.
Au niveau des besoins en personnel, les principaux postes sont :
- L'accueil : vous n'êtes pas obligé d'assurer une présence 24/24h mais il vous faudra quelqu'un au moins aux horaires de bureau de façon à pouvoir accueillir les nouveaux membres
- L'entretien et la maintenance : ce poste peut éventuellement être externalisé mais il vous faudra quelqu'un de réactif au risque de mécontenter vos clients
- L'administratif et le marketing : suivi des paiements, prospection de nouveaux clients, comptabilité, animation de la communauté, etc.
Ne sous-estimez pas la charge de travail au niveau de l’administration et de la comptabilité, et si la gestion administrative pèse trop lourd dans votre emploi du temps, songez à externaliser une partie de ce travail.
Créer le plan marketing d’un espace de coworking
Un espace de coworking joue avant tout sur la proximité, votre public étant situé dans votre ville, ou dans l’aire urbaine de votre commune.
C’est donc là que vous devrez faire parler de l’ouverture de votre espace, et le bouche à oreilles sera probablement votre meilleur allié pour faire connaitre votre espace au sein de la communauté. La bonne ambiance, les multiples services ou les prix attractifs sont autant d’arguments qui vous attireront de nouveaux publics.
L'organisation d'animations gratuites pour tous est également un bon moyen de faire découvrir l'endroit à de potentiels clients.
Vous pouvez également prévoir de communiquer par les moyens suivants :
- Annonces dans les journaux ou campagne de RP
- Publicité sur internet sur des recherches liées aux bureaux, ou de manière géolocalisée sur des sites fréquentés par votre communauté
- Création de profils sur les réseaux sociaux, mise en place d'une newsletter
Rédiger le business plan d’un espace de coworking
Créer le business plan d'un espace de coworking est une étape indispensable pour vous éviter un plongeon financier. Votre business plan vous permettra :
- de vérifier que le projet est viable financièrement et d'estimer le taux de remplissage minimum à atteindre pour être rentable
- d'estimer le besoin de financement initial
- d'évaluer la montant de trésorerie nécessaire pour tenir jusqu'à l'atteinte de l'équilibre financier
Le business plan de votre espace de coworking vous servira également de document de référence lors de la recherche de financement.
Si vous n'avez pas l'habitude de rédiger des business plans, un bon moyen de vous simplifier la vie consiste à utiliser un logiciel de business plan en ligne.
Faire appel à un logiciel spécialisé présente en effet plusieurs avantages :
- Vous êtes guidé dans la rédaction par des instructions et des exemples pour chaque partie du business plan
- Vous n'avez pas à vous soucier des calculs financiers qui sont réalisés pour vous par le logiciel
- Vous accédez à des modèles de business plans rédigés
- Vous obtenez au final un document professionnel, mis en forme, prêt à être envoyé à votre banquier
Si ce type de solution vous intéresse, sachez que vous pouvez essayer gratuitement notre logiciel en cliquant ici.
Chercher les financements nécessaires à la création d’un espace de coworking
Plusieurs moyens s'offrent à vous pour réunir les financements nécessaires au montage de votre espace de coworking, notamment :
- Rechercher des investisseurs : vous pouvez essayer de faire appel aux business angels de votre région, votre projet devra néanmoins démontrer un sérieux potentiel de rentabilité pour les convaincre
- Faire appel crowdfunding : vous pouvez envisager de lancer une campagne de financement participatif et de proposer aux participants d'obtenir, en échange de leurs dons, une place à un tarif avantageux dans votre espace. C'est également un bon moyen de faire parler de votre espace avant son lancement
- Solliciter un financement bancaire : ici vous augmenterez fortement vos chances de succès si vous réussissez à obtenir des réservations ou des préventes en amont de l'ouverture de votre espace de coworking
- Demander des aides à la création d’entreprise : en fonction de votre situation, vous pourrez peut être bénéficier d'allègements de charges, ou de subventions
Pour obtenir plus d'informations sur les différents modes de financement, vous pouvez consulter notre guide pour financer un projet de création d'entreprise.
Liens utiles
- Le dossier de l'espace Le 50 Coworking : www.le-50.fr
- L'étude sur les espaces de coworking à Paris réalisée par la CCI : www.cci-paris-idf.fr
Et voilà, vous savez maintenant comment ouvrir un espace de coworking. Pensez à nous inviter pour l’ouverture de votre entreprise!
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