Comment puis-je saisir les frais de personnel ?

Cet article explique comment saisir les frais de personnel logiciel de prévisions financières de The Business Plan Shop

Ces données permettent à notre logiciel de construire vos états financiers prévisionnels (le bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie), qui peuvent ensuite être téléchargés avec votre plan d'affaires.

l'aspect de la vue d'édition des dépenses des employés

Comment puis-je ajouter ou modifier des frais de personnel dans The Business Plan Shople logiciel ?

Tout d'abord, suivez ce lien pour accéder au module de gestion des frais généraux.

Une fois dans le module, vous pouvez cliquer sur le bouton d'ajout en haut de la liste pour ajouter un nouvel employé ou modifier un employé existant. Notez que nous utilisons le terme employé au sens large afin de désigner tout type de personnel.

Si vous êtes sur ordinateur, pour modifier un employé existant :

  • Passez votre souris sur la ligne du tableau contenant l'employé
  • Cliquez sur le bouton d'édition qui apparaît

Si vous êtes sur mobile, pour modifier un employé existant :

  • Cliquez sur l'icône des paramètres à la fin de la ligne contenant le coût dans la liste
  • Cliquez sur le bouton d'édition qui apparaît

Comment fonctionne le module d'édition des employés ?

Le module contient des onglets qui vous permettent de saisir les données financières nécessaires à la modélisation de l'employé.

Onglet paramètres

L'onglet "Paramètres" vous permet de saisir le nom et le salaire des employés.

Les calculs sont effectués sur la base d'un équivalent temps plein (ETP). 1 ETP = 1 employé travaillant à temps plein, 1,5 ETP = 1 employé travaillant à temps plein + 1 employé travaillant à mi-temps.

Le logiciel appliquera les taux de cotisations sociales saisis pour calculer le salaire net et le coût total pour l'employeur.

Onglet délais de paiement

Vous pouvez définir la fréquence de paiement des cotisations sociales dans les options et vous avez l'option d'écraser cette valeur par défaut au niveau de l'employé si besoin.

La modification des conditions de paiement n'a d'impact que sur le paiement des cotisations sociales (les employés sont toujours payés dans le mois en cours).

Notez que le pourcentage doit totaliser 100 pour chaque exercice pour lequel des données sont saisies, sinon le logiciel attribuera automatiquement le pourcentage restant.

Onglet commentaires et notes

L'onglet "commentaires et notes" vous permet de noter vos hypothèses, notes ou commentaires. 

Les notes sont privées et ne sont visibles que par vous, tandis que les commentaires peuvent être vus par les autres utilisateurs que vous avez invités à collaborer avec vous sur votre plan.

Quel est l'impact du module d'édition des frais de personnel sur mes prévisions financières ?

Le logiciel utilisera les données relatives aux coûts de vos employés pour créer vos états financiers prévisionnels (compte de résultat, bilan, et tableau des flux de trésorerie). 

Ces états font également partie de la section du plan financier de votre plan d'affaires. 

Dès que vous enregistrez vos modifications, le logiciel recalcule automatiquement tout pour garantir que vos prévisions financières soient à jour. C'est rapide et simple, ce qui signifie que votre plan sera toujours prêt à être exporté.

Lorsque vous établissez vos états financiers prévisionnels :

  • Nous utiliserons le montant saisi pour construire la partie frais généraux du compte de résultat (ou frais de personnel si vous utilisez les états de sortie au format PCG).
  • Nous utiliserons ensuite les paramètres de vos délais de paiement pour construire le passif de votre bilan (montant dû aux employés et cotisations sociales dues à l'État).
  • Nous combinerons ensuite toutes ces données pour établir vos prévisions de trésorerie.

Questions fréquentes (FAQ)

Comment changer le nom d'une catégorie d'employés ?
  • Tout d'abord, cliquez sur l'onglet "Paramètres" en haut de cette page.
  • Ensuite, vous verrez une zone de texte avec le titre "Quel nom souhaitez-vous donner à cette catégorie d'employés ?" : en entrant les salaires des managers comme nom de la dépense
  • Saisissez le nom de votre choix dans la zone de texte prévue à cet effet.
  • Enfin, appuyez sur le bouton "Enregistrer et fermer". 
Comment saisir le ou les salaires ?
  • Tout d'abord, cliquez sur l'onglet "paramètres" en haut de la page
  • Ensuite, vous verrez un tableau avec le titre "Quelle est la rémunération de cette catégorie d'employés ?" saisie des données annuelles pour les dépenses salariales du manager
  • Vous pouvez saisir des données annuelles ou mensuelles dans le tableau.

Comment puis-je saisir des données annuelles ?

Vous pouvez saisir des données annuelles en cliquant sur le résumé annuel, vous aurez un champ de saisie pour chacun des exercices de votre prévision.

Vous pouvez également saisir des données annuelles en remplissant le champ "total annuel" dans la vue mensuelle de chaque exercice.

Utilisez la navigation en haut du tableau pour basculer entre le résumé annuel et la vue mensuelle de chaque année financière.

Appuyez sur le bouton "Enregistrer et fermer" lorsque vous avez terminé.

Comment puis-je entrer des données mensuelles ?

Utilisez la navigation en haut du tableau pour sélectionner la vue mensuelle de l'exercice pour lequel vous souhaitez saisir des données.

la valeur totale des dépenses des employés pour l'année financière donnée

Saisissez ensuite le montant pour chaque mois et cliquez sur le bouton "Enregistrer et fermer" lorsque vous avez terminé.

Notes :

Mensualisation

Par défaut, lorsque vous saisissez un chiffre annuel, notre logiciel attribue un douzième du coût total à chacun des 12 mois. 

Par exemple, si vous saisissez 48 000 £ dans le "total annuel" pour l'année 1, le logiciel attribuera 4 000 £ à chacun des 12 mois. 

L'utilisation de données mensuelles est utile si vous anticipez un changement important à une date précise. Et pour obtenir une prévision de trésorerie plus précise.

Années financières

Dans The Business Plan Shop, l'exercice financier comprend toujours 12 mois et est défini à l'aide de la date de début saisie lors de la création de la prévision (si nécessaire, vous pouvez modifier cette valeur dans les options).

Par exemple :

  • Si vos prévisions commencent en janvier : votre exercice financier ira de janvier à décembre. 
  • Si vos prévisions commencent en mars : votre exercice financier s'étendra de mars à avril.

Les exercices financiers sont mis en forme en utilisant le dernier mois de la période. Par exemple, un exercice financier allant de janvier à décembre 2022 sera affiché sous la forme Exercice - Déc-2022. 

Il est donc possible que la période couvrant votre prévisionnel soit différente de votre exercice comptable.

Ce n'est pas grave, l'utilisation de 12 mois complets pour chaque exercice financier est une bonne pratique en matière de prévisions, car elle permet de comparer les données entre les années (ce qui ne serait pas le cas si un exercice comptait 3 mois et les autres 12). 

Les investisseurs et les prêteurs préfèrent obtenir une projection précise en utilisant les informations les plus récentes plutôt que des dates correspondant à la fin de votre exercice comptable ou fiscal.

S'il y a des implications fiscales, par exemple si votre facture d'impôt sur les sociétés est basée sur une fin d'année fiscale différente, vous pouvez utiliser un modèle fiscal personnalisé dans les options où vous pouvez utiliser une fin d'année fiscale qui est différente de la fin d'année financière utilisée pour les prévisions.

Comment modifier les conditions de paiement ?
  • Tout d'abord, cliquez sur l'onglet "délais de paiement" en haut de cette page
  • Ensuite, vous verrez un tableau avec le titre "Souhaitez-vous utiliser une loi d'encaissement personnalisée ?" : conditions de paiement pour les employés
  • Vous pouvez saisir vos conditions de paiement dans ce tableau. Cela remplacera les paramètres par défaut de l'entreprise définis dans les options
  • Ensuite, appuyez sur le bouton "Enregistrer et fermer" une fois que vous avez terminé

Comment fonctionne notre loi d'encaissement ?

Vous pouvez prévoir l'impact de vos conditions commerciales sur votre trésorerie grâce à des lois d'encaissement.

Le tableau utilise les termes suivants :

  • Comptant : payé lorsque les biens sont livrés ou les services rendus (pas de conditions de paiement).
  • Avance XX jours : payé à l'avance (avant la livraison des biens ou de la prestation des services). Par exemple, "avance 90 jours" signifie payer vos fournisseurs 90 jours à l'avance.
  • XX jours : payé à crédit. Par exemple "90 jours" signifie payer vos fournisseurs 90 jours après la livraison des marchandises ou de la prestation des services.

Le logiciel part du principe que vous recevez la facture lorsque les biens sont livrés ou les services rendus.

Par défaut, le tableau affiche jusqu'à 90 jours d'avance ou 90 jours de crédit, mais il est possible de passer à 360 jours d'avance et 360 jours de crédit en cliquant sur le bouton "Etendre le tableau" situé sous le tableau

élargir le tableau pour afficher d'autres conditions de crédit disponibles

Vous pouvez saisir les conditions de paiement en tapant des pourcentages dans les cases prévues à cet effet. Par exemple, si vous payez toujours à la réception de la facture, saisissez 100 % dans la case intitulée "comptant"

Plusieurs modalités de paiement peuvent être utilisées simultanément. Par exemple, si vous payez la moitié de vos achats au comptant et l'autre moitié dans les 30 jours suivant la réception de la facture, vous devez inscrire 50 % dans la case "comptant" et 50 % dans la case "30 jours".

Pour tout exercice, le pourcentage total doit être égal à 100 %. Si ce n'est pas le cas, le logiciel allouera automatiquement le pourcentage restant pour atteindre 100%. En procédant ainsi, le logiciel essaie de préserver vos entrées, il est donc possible que le reste soit alloué dans une partie du tableau qui n'est pas visible à l'écran (par exemple le champ de crédit "360 jours" qui n'est visible que lorsque vous étendez le tableau)

Le tableau vous permet de saisir des conditions de paiement différentes pour chaque exercice de votre prévision (pour une définition des exercices, veuillez vous référer à la question : "Comment puis-je saisir le montant du coût ?" de cette FAQ)

Si vos conditions de paiement restent constantes tout au long de votre prévision, vous pouvez utiliser le lien "Saisie rapide" sous le tableau pour copier la valeur de la première année sur les autres années.

Comment puis-je grouper les employés dans le compte de résultat en utilisant des segments ?

La classification des frais de personnel par segment vous permet de regrouper les dépenses dans vos états financiers prévisionnels.

Cela signifie que vous pouvez ventiler et ajuster le niveau de détail lorsque vous exportez votre plan d'affaires.

regroupement des dépenses des employés par secteur

Pour classer les dépenses de vos employés par segment :

  • Tout d'abord, cliquez sur l'onglet "Paramètres" en haut de cette page
  • Ensuite, faites défiler jusqu'au bas de la page et cliquez sur "Afficher les paramètres avancés"
  • Vous verrez apparaître une zone de texte avec le titre "Cet élément appartient-il à un segment ?
comment saisir un segment dans le logiciel de prévisions financières de The Business Plan Shop

Saisissez le nom du segment que vous avez choisi dans la zone de texte indiquée

  • Si vous ne voulez pas utiliser un segment, laissez le champ vide ou sur "Global"

Enfin, appuyez sur le bouton "Enregistrer et fermer" 

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