Comment utiliser le module de gestion des frais généraux ?

Cet article explique comment vous pouvez utiliser le module des frais généraux dans The Business Plan Shop.

Ces données permettent à notre logiciel de construire vos états financiers (bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie), qui peuvent ensuite être téléchargés avec votre plan d'affaires.

le coût annuel des différents frais généraux (fixes, employés et variables)

Que sont les frais généraux ?

Les frais généraux regroupent les dépenses administratives, commerciales et salariales de votre entreprise.

Le module de prévision des frais généraux vous permet de gérer 3 types de coûts :

  • Coûts fixes
  • Coûts variables
  • Frais de personnel

Que sont les frais généraux fixes ?

Les frais généraux fixes sont des coûts qui restent constants, quel que soit le niveau d'activité de votre entreprise. 

Voici quelques exemples de frais généraux fixes :

  • Votre facture mensuelle de loyer
  • Votre régime d'assurance
  • Votre abonnement internet

Que sont les frais généraux variables ?

Les coûts variables sont des coûts qui sont directement liés au volume de biens et de services que votre entreprise produit ou vend.

Voici quelques exemples de coûts variables :

  • Les frais bancaires qui dépendent du nombre et du type de transactions
  • Les commissions telles que les commissions d'apport d'affaires qui dépendront du volume des ventes générées par vos partenaires

Ces coûts augmentent généralement lorsque l'activité de l'entreprise augmente et diminuent lorsque celle-ci diminue.

Que sont les frais de personnel ?

Les frais de personnel sont des coûts qui résultent de l'embauche de personnel pour aider à gérer une entreprise.

Voici quelques exemples de coûts liés aux employés :

  • Salaire brut
  • Cotisations sociales

Ces coûts augmentent généralement lorsque les entreprises recrutent du personnel et diminuent lorsque les travailleurs sont licenciés parce que leurs compétences ne sont plus nécessaires.

Notre logiciel dispose d'un élément dédié aux employés pour faciliter la modélisation de la paie d'un employé individuel ou de catégories entières de personnel.

Vous pouvez également utiliser les coûts fixes ou variables pour modéliser votre masse salariale. Dans ce cas, vous devrez attribuer la catégorie "frais de personnel" dans les paramètres avancés afin que les dettes fournisseurs puissent être classées en dettes fiscales et sociales dans le bilan.

Comment fonctionne le module de gestion des frais généraux ?

Au centre du module, vous trouverez un tableau qui détaille chaque frais et son montant correspondant.

Vous pouvez consulter les données relatives aux frais généraux prévus pour un maximum de 5 ans à partir du moment où vous avez commencé le plan d'affaires.

Vous pouvez modifier, copier et supprimer les frais généraux en utilisant les boutons du tableau.

Vous pouvez réorganiser les frais généraux dans le tableau en utilisant la fonction "glisser-déposer".

Sous le tableau, vous trouverez un graphique camembert qui illustre le poids de chaque catégorie dans la structure des coûts.

Quel est l'impact du module de gestion des frais généraux sur mes prévisions financières ?

The Business Plan Shopnotre logiciel utilisera vos données sur les frais généraux pour créer vos états financiers prévisionnels (compte de résultat, bilan et tableau des flux de trésorerie). Ces états font également partie de la section du plan financier de votre plan d'affaires.

Dès que vous enregistrez un nouveau montant de frais généraux, le logiciel recalcule automatiquement tout pour garantir que vos projections financières soient à jour. C'est rapide et simple, ce qui signifie que votre business plan sera toujours prêt à être exporté.

Lors de l'élaboration de vos états financiers prévisionnels pour vos :

Frais généraux fixes ou variables :

  • Nous utiliserons le montant saisi pour construire la section frais généraux dans votre compte de résultat (ou les lignes charges externes, impôts et taxes, et frais de personnel, si vous utilisez les états de sortie au format PCG).
  • Nous utiliserons ensuite vos délais de paiement et les paramètres optionnels de la TVA pour établir le passif de votre bilan (montant dû aux fournisseurs, TVA déductible).
  • Nous combinerons ensuite toutes ces données pour établir vos prévisions de trésorerie.
  • Si une partie du coût doit être reportée à la période comptable suivante, vous pouvez utiliser le module optionnel des charges constatées d'avance. Dans ce cas, nous ajusterons également le montant comptabilisé dans votre compte de résultat et au bilan en conséquence.

Frais de personnel :

  • Nous utiliserons le montant saisi pour construire la section frais généraux dans votre compte de résultat (ou la ligne frais de personnel, si vous utilisez les états de sortie au format PCG).
  • Nous utiliserons ensuite vos délais de paiement pour construire le passif de votre bilan (montants dus aux employés et cotisations sociales dues à l'État).
  • Nous combinerons ensuite toutes ces données pour établir vos prévisions de trésorerie.

Quels conseils pouvez-vous me donner avant que je commence à éditer mes frais généraux ?

Estimez vos frais généraux fixes

The Business Plan ShopNotre logiciel initialisera votre prévisionnel avec une liste de coûts communs à la plupart des entreprises. 

Chaque entreprise est unique, nous vous recommandons donc de créer une liste de tous les biens et services nécessaires au fonctionnement de votre entreprise et d'obtenir des estimations de coût pour chacun d'entre eux auprès de fournisseurs potentiels. 

  • Indiquez toutes vos dépenses professionnelles (loyer, assurance, etc.)
  • Contactez les fournisseurs ou consultez les prix en ligne pour obtenir une estimation du coût, de la fréquence de paiement et des conditions de paiement possibles (par exemple, les primes d'assurance peuvent être moins chères si vous payez à l'avance).
  • Saisissez vos données dans les onglets correspondants.

Conseils utiles

  • Si vous êtes sur un plan d'affaires de type "création d'entreprise" : n'incluez pas ici les frais de démarrage, celles-ci doivent être saisies dans le module emplois-ressources.
  • N'incluez pas ici l'achat de gros équipements, ceux-ci requièrent un traitement comptable spécifique et doivent être inclus dans le module d'investissement.
  • Essayez de regrouper les frais généraux par catégories afin de faciliter le suivi de vos performances par rapport à votre budget. En règle générale, si une dépense représente moins de 5 % de vos ventes prévues, il est préférable de la regrouper dans une catégorie.

Questions fréquentes (FAQ)

Comment ajouter de nouveaux frais généraux au tableau ?
  • Cliquez sur le bouton ajouter situé au-dessus du tableau comment puis-je ajouter un nouvel overhead

Notes :

  • Dans cet exemple, nous avons utilisé une capture d'écran du module des activités qui fonctionne de la même manière que le module des frais généraux
  • Lorsque vous cliquez sur "ajouter une dépense", une boîte de dialogue apparaît et vous laisse choisir le type de frais généraux à ajouter.
Comment modifier les frais généraux existants dans le tableau ?

Si vous êtes sur ordinateur :

  • Choisissez la ligne que vous voulez modifier
  • Passez votre curseur sur cette ligne. Un bouton d'édition apparaît alors frais d'édition sur le bureau
  • Cliquez sur le bouton
  • Vous devriez maintenant être en mesure de modifier la dépense

Si vous êtes sur mobile :

  • Choisissez la ligne que vous voulez modifier
  • Cliquez sur le bouton "Paramètres" à la fin de la ligne. Un bouton d'édition apparaît alors les frais d'édition sur le mobile
  • Cliquez sur le bouton d'édition
  • Vous devriez maintenant être en mesure de modifier la dépense

Notes :

  • Dans cet exemple, nous avons utilisé une capture d'écran du module de gestion des activités qui fonctionne de la même manière que le module de gestion des frais généraux.
  • Vous pouvez également cliquer sur le nom du coût dans le tableau pour le modifier.
Comment réorganiser les frais généraux dans le tableau ?

Notes :

  • Vous pouvez réorganiser les frais généraux en les faisant glisser et en les déposant dans le tableau
  • Dans cet exemple, nous avons utilisé une capture d'écran du module de gestion des activités qui fonctionne de la même manière que le module de gestion des frais généraux

Si vous êtes sur ordinateur :

  • Cliquez sur la poignée de déplacement au début de la rangée réorganisation des transparents par glisser-déposer
  • Cliquez et maintenez la pression sur l'icône simultanément, tout en la faisant glisser vers l'emplacement de votre choix dans le tableau. 
  • Les frais doivent maintenant être placés à l'endroit souhaité dans le tableau.
Comment exporter les frais généraux ?

Si vous êtes sur ordinateur :

  • Choisissez la ligne que vous voulez exporter
  • Passez votre curseur sur cette ligne. Un bouton d'export apparaît alors : l'exportation d'un seul transparent ou du tableau complet des transparents sur le bureau
  • Cliquez sur le bouton d'export
  • Le fichier sera automatiquement téléchargé au format CSV

Si vous êtes sur mobile :

  • Choisissez la ligne que vous voulez exporter
  • Cliquez sur l'icône "Plus d'options" à la fin de la ligne. Un bouton d'export apparaît alors : exportation d'un seul transparent sur mobile
  • Cliquez sur le bouton d'export
  • Le fichier sera automatiquement téléchargé au format CSV

Notes :

  • Dans cet exemple, nous avons utilisé une capture d'écran du module de gestion des activités qui fonctionne de la même manière que le module de gestion des frais généraux.
  • Si vous êtes sur ordinateur, vous pouvez également cliquer sur le bouton "exporter vers CSV" situé sous le tableau. Cela permet d'exporter l'ensemble du tableau, plutôt qu'un seul élément. Dans ce cas, vous aurez également le choix d'exporter des données mensuelles ou annuelles.
Comment copier les frais généraux ?

Si vous êtes sur ordinateur :

  • Choisissez la ligne que vous voulez dupliquer
  • Passez votre curseur sur cette ligne. Un bouton de copie apparaît alors : la production de duplicatas de frais généraux spécifiques sur le bureau
  • Cliquez sur le bouton de copie
  • Vous avez maintenant deux lignes qui ont les mêmes paramètres et données

Si vous êtes sur mobile :

  • Choisissez la ligne que vous voulez dupliquer.
  • Cliquez sur l'icône "Plus d'options" à la fin de la ligne. Un bouton de copie apparaît alors : la production de duplicata de frais généraux spécifiques sur mobile
  • Cliquez sur le bouton de copie
  • Vous avez maintenant deux lignes qui ont les mêmes paramètres et données

Notes :

  • Dans cet exemple, nous avons utilisé une capture d'écran du module de gestion des activités qui fonctionne de la même manière que le module des frais généraux.
Comment supprimer des frais généraux ?

Si vous êtes sur ordinateur :

  • Choisissez la ligne que vous voulez supprimer du tableau
  • Passez votre curseur sur cette ligne. Un bouton de suppression apparaît alors : suppression des frais généraux obsolètes sur le bureau
  • Cliquez sur le bouton de suppression
  • Cette ligne sera maintenant supprimée de la table

Si vous êtes sur mobile :

  • Choisissez la ligne que vous voulez supprimer du tableau
  • Cliquez sur l'icône "Plus d'options" à la fin de la ligne. Un bouton de suppression apparaît alors : suppression des frais généraux obsolètes sur le mobile
  • Cliquez sur le bouton de suppression
  • Cette ligne sera maintenant supprimée de la liste table

Notes :

  • Dans cet exemple, nous avons utilisé une capture d'écran du module de gestion des activités qui fonctionne de la même manière que le module de gestion des frais généraux
Comment restaurer des frais généraux ?
  • Cliquez sur le nom du frais dans le tableau afin d'ouvrir le menu d'édition
    • Pour d'autres façons d'éditer un élément, consultez notre FAQ ci-dessus
  • Vous accédez maintenant à la page d'édition
  • Faites défiler la page et cliquez sur "Voir historique de l'élément, juste en dessous du tableau visualisation des versions précédentes du tableau d'affichage
  • Utilisez les filtres situés au-dessus du tableau pour trouver vos frais généraux supprimés

L'étape finale dépendra du fait que vous soyez sur un ordinateur ou sur un téléphone portable :

Si vous êtes sur ordinateur :

  • Cliquez sur le bouton "activer" dans le tableau pour restaurer le frais : restauration des transparents supprimés accidentellement sur le bureau

Si vous êtes sur mobile :

  • Cliquez sur le bouton "plus" à la fin de la ligne
    • Cliquez sur le bouton "restaurer" qui apparaît : restauration des frais généraux accidentellement supprimés sur mobile

Notes :

  • Dans cet exemple, nous avons utilisé une capture d'écran du module de gestion des activités qui fonctionne de la même manière que le module de gestion des frais généraux.
  • Les frais généraux ne peuvent être restaurés qu'à partir de leur menu d'édition.

Allez plus loin avec The Business Plan Shop

Cet article vous a-t-il été utile ?